Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 20.5.2018. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 23.05.2018 Viimeisin muutos 23.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun ylioppilaat ry (TOKYO)
Otakaari 1 Y137 – Y143, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Tero Uuttana
toiminnajohtaja ( at ) tokyo.fi
3. Rekisterin nimi
Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun ylioppilaiden jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Kotipaikkakunta
o Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys
o Sähköpostiosoite
o Sähköpostilistoihin kuuluminen
Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi mikäli jäsenyys puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä sähköpostihakemuksella sekä kirjallisesti tapahtumissa.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan TOKYO:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin TOKYO:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat TOKYO:n jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.
