Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 20.05.2018. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 23.05.2018 Viimeisin muutos 23.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun ylioppilaat ry (TOKYO)
Otakaari 1 Y137 – Y143, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja
Toiminnanjohtaja (at) tokyo.fi
3. Rekisterin nimi
Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun ylioppilaat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Yhdistyksen jäsenyys
- Puhelinnumero
- Erityisruokavalio
- Vaihtuvat tapahtumakohtaiset lisätiedot
Rekisterin tiedot poistetaan 1 kk kuluessa tapahtuman jälkeen, tai kunnes rekisteröity on hoitanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan TOKYOn omilla salausavaimilla. Tietoihin on pääsy vain TOKYOn vastuuhenkilöillä, sekä tarpeen vaatiessa kyseisen tapahtuman muiden järjestävien yhdistysten vastuuhenkilöillä.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, nämä kyseiset tiedot poistetaan, kun rekisteröity on suorittanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa.
